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Bien choisir le sujet de ses courriels pour une correspondance efficace

Par Nathalie Lachance
Prsidente - Natmark-Concept inc.

Vous arrive-t-il de recevoir un courriel portant le mme sujet qu'un vieux message que vous aviez vous-mme transmis il y a plusieurs mois? Lorsque ceci se produit, vous devez demeurer perplexe comme bon nombre de correspondants. Pourquoi ce vieux sujet? La question semblait pourtant bien avoir t rgle? Le dossier doit-il tre rouvert? Le problme s'est-il produit nouveau? Que se passe-t-il?

C'est que... votre adresse courriel n'tant pas dans le carnet d'adresses de votre correspondant, il a pig dans ses archives pour ensuite cliquer "Rpondre" un vieux courriel, sans prendre le temps de modifier son sujet pour prciser la raison de son nouveau message.

Et que dire de tous ceux qui titrent leurs courriels "Salut"? J'ai un copain qui s'amuse m'agacer avec a, sachant que a me rend dingue. Par chance que je l'adore et que lorsqu'il le fait, c'est prcisment parce qu'il se sent particulirement taquin ce jour-l. Autrement, il prend soin de slectionner un sujet pertinent.

Lorsque nous ngligeons (oui, c'est une ngligence) de bien choisir un sujet de message, outre le fait que l'interlocuteur reoit notre courriel avec un point d'interrogation gant, nous court-circuitons ses efforts (et les ntres par le fait mme) pour mieux classer ses courriels et y rfrer rapidement une date ultrieure. Aprs tout, quoi de mieux pour retracer un courriel que son titre?

Il en va de mme pour les courriels qui partent d'un sujet prcis, pour ensuite "dbouler" vers un autre trs diffrent, au fil des changes. On dbute en discutant du dossier de Monsieur X pour ensuite bifurquer sur le dossier de Madame Y, tout en gardant le mme titre de courriel, sans compter les interminables "Re: Re: Re: Re: ..." qui s'tirent jusqu'au Lac St-Jean. Erreurs de classement et recherches interminables l'horizon! Quelle perte de temps.

La mthode suivre pour assurer une meilleure classification long terme des courriels (pour tous) est sans contredit de bien choisir leur sujet lorsque nous les rdigeons. Pour les courriels d'affaires, prenez le temps de prciser le nom du dossier concern, suivi de quelques mots sur la raison ou le contenu du message. Par exemple, en transmettant cet article pour diffusion l'AEDQ, le sujet de mon courriel serait comme suit : "Article AEDQ - Bien choisir le sujet de ses courriels". Mon correspondant saura donc de quoi il s'agit, ds la lecture du sujet de mon courriel. Il pourra donc, dans un premier temps, connatre la nature du contenu, et dans un second, dterminer si c'est une rponse qu'il attendait ou si, l'inverse, une rponse urgente est attendue de sa part. C'est simple, mais c'est surtout courtois et respectueux du temps de nos correspondants. Si, comme moi, vous recevez plus d'une centaine de courriels chaque jour, le temps sauv est inestimable.

Que faire lorsque le sujet d'un courriel porte confusion sur son contenu? Prchez par l'exemple et modifiez-le dans votre rponse. Ensuite, vous pouvez modifier celui du courriel reu (la plupart des logiciels de gestion de courriel le permettent) et le sauvegarder avec un sujet pertinent. Mais, direz-vous, si je change le sujet du courriel reu et que plus tard, je tente de dire mon correspondant : Ton courriel du 2 janvier 08 ayant pour sujet "AEDQ - articles du mois", il ne le retrouvera pas si son courriel initial avait pour titre "Salut". Effectivement. Il est donc alors suggr d'crire VOTRE nouveau sujet avant l'ancien et de mettre ce dernier entre parenthses pour rfrence future, si ncessaire. Donc, dans le cas qui nous concerne : AEDQ - article du mois (Salut). Voil!

Le courriel est malheureusement maintenant peru comme une messagerie instantane. On clique le bouton et on oublie que les personnes avec qui nous correspondons sont encore (et toujours!) des tres humains avec une pense linaire. Sachons donc les aider (et nous aider en mme temps), en prenant les 30 secondes de plus pour bien choisir le sujet de nos courriels et respectons le temps de nos correspondants. Ils vous en seront reconnaissants.

vos sujets; tapez !

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