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Organiser son bureau

Par Chantale Dallaire
Propritaire de WebChant

Savez-vous combien de temps chacun de nous perdons par jour en cherchant un document ? Savez-vous quon peut facilement ranger tout la bonne place pour ensuite le retrouver facilement ? Faisons un petit test. Est-ce que les documents dont vous vous servez souvent sont la vue et accessible ? Est-ce que des documents dont vous vous servez rarement sont sur votre bureau ? Cest pourtant si simple, les documents dont on se sert souvent doivent tre accessibles rapidement, et ceux qui sont consults moins souvent devraient tre classs ou simplement mis de ct.

Le classement est souvent une corve quon veut remettre plus tard. On ne sent jamais la force de placer tous ces dossiers et ces feuilles qui tranent. Si on sy prend autrement cest plus facile. Voici donc quelques trucs pour vous faciliter la tche.

ORGANISATION :

  • Organisez vos classeurs de la mme faon que vous organisez vos fichiers dordinateur. Si vous classez vos fichiers informatiques par nom de client, faites de mme dans vos classeurs. De cette faon vous naurez pas chercher de deux faons diffrentes o vous avez mis une offre de service, ou le texte dun client !
    • Pour rendre larchivage plus efficace, faites en mme temps larchivage des documents physiques et informatiques.
      • Conseil : Garder dans un autre lieu une deuxime sauvegarde de vos fichiers informatique au cas o un dsastre vous empcherait de vous servir de la premire sauvegarde.
  • Vos courriels devraient tre classs galement de la mme faon. Dans votre bote de courriels entrants, crez des dossiers pour chaque client. Attention la confidentialit en raccourcissant certains noms (avec les initiales par exemple).
    • Afin darchiver facilement les courriels que vous envoyez, vous pouvez vous envoyer une copie et classer ce courriel dans le dossier du client.

CHEMISES & DOSSIERS :

  • Dfinissez un code de couleurs pour vos chemises. Elles seront plus faciles retrouver sur le bureau ou dans le porte-document. Par exemple, utilisez les dossiers clients en bleu, les dossiers du personnel en jaune, ou les dossiers dadministration en vert
    • Pour ne pas perdre de vue lcriture, crivez noir sur blanc. Si vous navez pas accs des tiquettes par lordinateur, procurez-vous un bon crayon noir sur une tiquette blanche. Il est trs illisible un crayon style bleu sur une chemise bleu.
    • Vous ntes pas obligs davoir des chemises de format lgal pour vos dossiers, elles peuvent facilement tre de format lettre et vous pliez les quelques pages qui sont trop grandes. a facilite galement larchivage.
tre l'ordre dans sa paperasse indique souvent une entreprise en sant. Il est primordial de prendre le temps de crer un systme de classement et de s'y tenir. De la mme faon il est trs important de pouvoir se retrouver lorsqu'on cherche un document spcifique, mme s'il a t archiv.

Bon classement!

Chantal Dalaire - WebChant
Tl. : 514 389-2992
www.webchant.com

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