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LABC de l'administration des comptes recevoir (Partie 1)

Par Me Franois W. Lgar
Avocat en droit corporatif et agent de marques de commerce

Le nerf de la guerre de toute entreprise qui se respecte est bien sr ladministration des comptes recevoir. Malheureusement, plusieurs de ces dites entreprises ne respectent pas quelques rgles lmentaires. Dans le cadre dune srie de deux articles, nous tenterons den faire un bref survol.

La premire de ces rgles est fort simple, Il est souvent prfrable de perdre un potentiel client ou de refuser un contrat que, si vous me permettez lexpression consacre, de manger ses bas . Pour ce faire, il est de mise de procder une recherche de crdit sur ledit client.

Pour procder une telle recherche, il faut cependant respecter les prescriptions de certaines lois. La premire, le Code civil du Qubec, prvoit que toute personne a droit au respect de sa vie prive. Cette rgle vaut autant pour les individus que pour les compagnies. La seconde, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv, va plus loin encore. En effet, elle prvoit quil vous faut ncessairement lautorisation expresse du client avant de procder une recherche de crdit. Toute entreprise qui enfreint cette loi est passible damendes importantes. noter que cette loi ne protge que les individus. Il est dailleurs recommand, lorsque vous faites remplir une fiche douverture de crdit par un client potentiel, de faire signer ce dernier une premire fois pour lautorisation mentionne ci-avant et, par la suite, la fin de ladite fiche. Une troisime signature sera ncessaire si les propritaires et/ou les administrateurs de votre client potentiel cautionnent les obligations de leur entreprise.

Cette tape franchie, il est de mise de toujours faire signer un bon de commande dtaill par le client. Si la compagnie est incorpore, nous vous suggrons fortement de vrifier si la personne signant pour la compagnie est habilite le faire et, par la mme occasion, demander une copie de la dclaration dimmatriculation de lentreprise. Celle-ci recle une multitude dinformations concernant votre client potentiel.

Le bon de commande devrait comprendre les mentions suivantes : termes de paiement (ex. : net 30 jours), clause dintrts (ex. : 24 % par anne (2 % par mois), clause de rserve de proprit de la marchandise en faveur du vendeur jusqu parfait paiement et mention de pnalits si la commande est annule. En ce qui a trait cette dernire mention, il est recommand dexiger une avance avant dexcuter tout travail.

Lors de la livraison de la marchandise, nous vous suggrons fortement de faire signer un bon de livraison par un reprsentant dment autoris de votre client. Ce bon de livraison devrait contenir les mentions suivantes : la marchandise a t reue en bon tat, compte, vrifie et le client sen dclare totalement satisfait. Par la mme occasion, faites signer votre client comme quoi il accuse rception de votre facture.

Dans notre prochaine chronique, nous parlerons du recouvrement des comptes impays.

Me Franois W. Lgar
Avocat et Agent de marques de commerce
Tl.: 450 582-6750, poste 24


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