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COMMENT FAIRE LE TRI DANS SES PAPIERS

Par Hlne Pquet

(Tir de la revue Chtelaine de mai 2004 - page 203)

Quels documents est-il inutile de garder ? Lesquels faut-il conserver et combien de temps ?

On devrait faire le ménage de ses papiers une fois par année et ne garder que ce qui doit l'être. C'est le moment aussi de faire modifier son testament s'il y a lieu et de renouveler des documents qui viennent à échéance (son passeport, par exemple).

ON GARDE...

De un à six mois
  • Relevés de transaction au guichet automatique. À conserver jusqu'à la mise à jour de son livret ou jusqu'à la réception de son relevé de compte.
  • Relevés de carte de crédit. Ne garder que les deux derniers mois; les banques en ont des copies au besoin.
Six mois
  • Factures de réparation d'appareils. Selon la Loi de la protection du consommateur, les réparations sont garanties trois mois, mais on dispose de trois mois de plus pour poursuivre le réparateur en cas de pépin.
  • Factures de réparation de motocyclette ou de voiture, habituellement garantie pour trois mois ou 5 000 km. Conservez-les un peu plus longtemps si vous projetez de vendre votre véhicule dans la prochaine année.
Un an
  • Factures de téléphone, de câble et d'Internet. Au cas où vous voudriez demander une correction ou une révision.
  • Quittances (preuve de paiement) de loyer. Conservez vos reçus de l'année en cours et ceux de l'année précédente, qui peuvent être utiles si vous devez comparaître devant la Régie du logement.
Trois ans ou plus
  • Quittances de taxes municipales : trois ans. C'est la période dont la Ville dispose pour exiger un paiement rétroactif.
  • Factures d'énergie (électricité, gaz, mazout...) : trois ans. Ça représente un minimum pour bien évaluer sa consommation.
  • Preuves d'achat d'articles précieux comme les objets d'art, les bijoux, les vêtements très chers : trois ans. Selon la Loi de la protection du consommateur, c'est le délai dont vous disposerez pour poursuivre un commerçant si le produit est défectueux ou s'il y a un pépin. Pour les articles de grande valeur, on devrait garder les factures pour toujours, question de faciliter le paiement des indemnités d'assurance, le cas échéant.
  • Preuves d'achat et garanties de gros appareils et de meubles (frigo, canapé de cuir...) : trois ans ou aussi longtemps que vous en êtes propriétaire, pour des questions d'assurance.
  • Contrats de vente de terrain : au moins trois ans après la vente.
  • Quittances d'hypothèque ou de dette. Si vous revendez la maison, gardez ce document au moins trois ans après la vente.
Pourquoi six ans ?

Le gouvernement fédéral exige que vous gardiez vos déclarations de revenus pendant six ans. Au Québec, on parle de trois ans. Les documents qui ont trait à vos revenus et dépenses (talons de paie, preuves de revenus comme les relevés bancaires, frais de garde, frais médicaux, reçus si vous êtes travailleur autonome) doivent aussi être conservés six ans.

Le PDF, une bonne idée ?

On peut numériser ses documents importants et les conserver en format pdf sur des cédéroms. Cette façon de faire ne donne toutefois pas aux copies des originaux une valeur légale supérieure à celle des photocopies : les pdf ne sont rien d'autre qu'une nouvelle génération de photocopies.

Merci à madame Louise-Marie Lemieux, notaire à Granby.
Six ans
  • Déclarations de revenus et tout ce qui s'y rattache.
  • Livrets et relevés de compte bancaire. Si vous ne les avez plus, la banque peut vous fournir des copies de vos anciennes transactions, moyennant des frais.
  • Factures de prothèses dentaires ou auditives, de lunettes, ou autres qui sont déductibles d'impôt.
  • Factures des services déductibles d'impôt d'un avocat, d'un notaire ou d'autres professionnels.
  • Reconnaissance de dette : six ans après le dernier versement.
Tant qu'ils sont en vigueur
  • Ordonnances médicales. Gardez-les pour la durée qui y est inscrite ou pendant un an si vous ne les avez pas remises au pharmacien.
  • Garanties des petits appareils.
  • Polices d'assurance - auto, habitation, incendie, etc.
  • Garanties des véhicules automobiles et de tout ce qui s'y rattache : traitement antirouille, pneus, batterie et autres composantes des véhicules.
  • Baux.
  • Certificats de dépôt à terme ou d'obligations d'épargne.
  • Contrat de vente de condominium ou de maison. À remettre au nouvel acquéreur au moment de la vente.
  • Factures de rénovations. Elles peuvent être exigées si vous vendez votre maison. Ne gardez que celles des rénovations importantes; les preuves d'achat de la nouvelle moquette, par exemple, sont inutiles. Les garanties écrites relatives à ces travaux doivent être conservées tant qu'elles sont en vigueur.
  • Contrats de vente de voiture ou autres véhicules. Gardez-les tant que vous en êtes propriétaire, ils sont votre seule preuve de la date d'achat en cas de rappel du constructeur.
Toujours
  • Carnet de santé, extrait de naissance, contrat de mariage ou d'union de fait, diplômes et certificats d'études, certificat de décès, règlement de divorce.
  • Testament. Détruisez toute ancienne version lorsque vous apportez des modifications.
  • Acte de donation entre personnes vivantes : tant que la personne qui reçoit le don est vivante. S'il s'agit d'un bien important, on conseille de voir un notaire, qui conservera l'acte notarié, sur lequel vous pourrez vous appuyer si le don est contesté.
INUTILE DE GARDER...
  • Les livrets de banque de comptes fermés.
  • Les factures d'achat à tempérament une fois l'achat acquitté.
Le coffret de sûreté

A-t-on avantage à garder ses documents importants dans un coffret de sûreté à la banque? Selon la notaire Louise-Marie Lemieux, ce n'est pas essentiel : les heures d'ouverture restreintes des banques limitent l'accès à vos documents en cas de perte ou de sinistre et vous pouvez, de toute façon, obtenir aisément des copies. Toutefois, à moins de 50 $ par année, le coffret de sûreté peut être un bon choix si vos avoirs sont nombreux et imposants. Placez-y alors une liste à jour de tout ce que vous possédez, les originaux de tous vos documents importants non notariés, vos polices d'assurance, les certificats d'authenticité des œuvres d'art et des bijoux précieux... Si vous préférez les garder à la maison, un coffret à l'épreuve du feu est une bonne idée. N'oubliez pas de tenir un proche au courant de l'endroit où vous conservez vos papiers.

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