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LA CORRESPONDANCE D'AFFAIRES
Pour prserver votre image de marque

Par Rene Lemire
Prsidente - Services Administratifs Le Bras Droit
(Tir dune confrence donne la section Rive-Nord de lAEDQ, en mai 2002)

Récemment, l'un de mes clients me montrait une lettre qu'il a reçue d'une Chambre de commerce. Cette lettre avait pour but de demander une commandite.

Le nom de la compagnie de mon client y était écrit de trois façons différentes; il y avait de nombreuses fautes de grammaire et d'orthographe; il n'y avait aucune formule de politesse à la fin de la lettre. Bref, mon client a jugé que leur proposition manquait de sérieux et a jeté la lettre à la poubelle.

Cela vous arrive-t-il de ne recevoir aucune réponse à vos lettres ? Voici quelques raisons qui justifient l'attention que l'on doit porter à nos correspondances d'affaires.

La première impression
Lors d'une rencontre, on parle des trois premières minutes pour faire bonne impression. La lettre est notre porte d'entrée chez celui qu'on espère être notre futur client, celui qu'on sollicite pour quelque raison, celui qu'on approche pour la première fois. Il faut donc présenter une image professionnelle si on veut assurer notre crédibilité. Une lettre chiffonnée, mal alignée, qui comporte des fautes aura un impact certain sur l'image de marque de notre entreprise. N'oublions pas : c'est la première impression qui compte.

L'image de marque
On investit (souvent des montants importants) pour créer notre image de marque : nom de l'entreprise, papeterie, cartes professionnelles, logo. Il est donc impératif que notre correspondance d'affaires ne contrevienne pas à nos efforts, mais qu'au contraire, elle vienne appuyer l'image de marque qu'on désire projeter.

Les écrits restent
L'ami qui était en poste au moment où vous avez griffonné quelques chiffres sur votre en-tête de lettre, liant tout par un langage familier, peut-être même un peu relâché, ne le sera peut-être plus dans quelques mois... Son remplaçant, désireux de faire un suivi pourrait très bien tomber sur votre chiffon. Rappelez-vous, c'est la première impression qui compte!

Voici pour conclure, quelques ouvrages de référence ou liens Internet, pour vous aider à parfaire vos correspondances et à y apporter la touche professionnelle nécessaire pour créer un impact positif :

Quelques incontournables

Le français au bureau, Office de la langue française, Noëlle Guilloton et Hélène Cajolet-Laganière, Publications du Québec

Multi Dictionnaire des difficultés de la langue française, Marie-Éva De Villers, Éditisions Québec/Amérique

Le Colpron, dictionnaire des anglicismes, Constance Forest et Denise Boudreau, Éditions Beauchemin

Je vous suggère en outre de vous munir d'un bon  dictionnaire (Le Petit Robert ou Le Larousse); d'un dictionnaire de noms propres; ainsi que de la série des Bescherelle, qui comporte trois petits ouvrages utiles : la grammaire, la conjugaison et l'orthographe.

En outre, il existe de multiples liens Internet utiles à tous ceux qui veulent soigner leurs écrits. En voici quelques-uns :

Le grand dictionnaire terminologique : http://www.granddictionnaire.com

La langue au chat (acronymes, difficultés et  anglicismes. Ce site est québécois et donc très intéressant pour les termes d'ici) : http://www.langueauchat.com

Office de la langue française : http://www.olf.gouv.qc.ca

Langue française (conjugaison, grammaire, liens utiles) : http://www.liensutiles.org/languefranc.htm

Dictionnaire des synonymes : http://elsap1.unicaen.fr/dicosyn.html

Les pléonasmes à éviter : http://pages.globetrotter.net/matrem/pleonasmes.html 

La toponymie (règles concernant l'écriture des noms de ville, de rues, etc.) : http://pages.globetrotter.net/matrem/toponymes.html

En conclusion, pour impressionner positivement notre client ou celui dont on aimerait bien gagner la clientèle, il faut préserver la constance de notre image de marque. Celle-ci se retrouve partout :
  • dans notre logo, notre carte professionnelle, notre papeterie, nos dépliants, notre site Web;
  • dans notre présentation physique (vêtements, coiffure, posture);
  • dans notre langage (face à face, au téléphone)
Notre correspondance d'affaires doit être à la hauteur des efforts qu'on consacre à tous ces aspects. La présentation visuelle, le choix des mots, le style, la ponctuation, la typographie sont des éléments importants qui contribuent à préserver notre image de marque.

Renée Lemire
Services Administratifs Le Bras Droit
Tél. : (450) 669-8528
Courriel : info@lebrasdroit.com
Web : www.lebrasdroit.com

NOTE : Le contenu de cet article est la propriété de son auteur © et est protégé par les lois du copyright. Toute reproduction totale ou partielle est interdite sans l'autorisation de l'auteur.

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