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COMMUNICATIONS | Articles du mois

Organiser son bureau

Par Chantale Dallaire
Propriétaire de WebChant

Savez-vous combien de temps chacun de nous perdons par jour en cherchant un document ? Savez-vous qu’on peut facilement ranger tout à la bonne place pour ensuite le retrouver facilement ? Faisons un petit test. Est-ce que les documents dont vous vous servez souvent sont à la vue et accessible ? Est-ce que des documents dont vous vous servez rarement sont sur votre bureau ? C’est pourtant si simple, les documents dont on se sert souvent doivent être accessibles rapidement, et ceux qui sont consultés moins souvent devraient être classés ou simplement mis de côté.

Le classement est souvent une corvée qu’on veut remettre à plus tard. On ne sent jamais la force de placer tous ces dossiers et ces feuilles qui traînent. Si on s’y prend autrement c’est plus facile. Voici donc quelques trucs pour vous faciliter la tâche.

ORGANISATION :

Organisez vos classeurs de la même façon que vous organisez vos fichiers d’ordinateur. Si vous classez vos fichiers informatiques par nom de client, faites de même dans vos classeurs. De cette façon vous n’aurez pas à chercher de deux façons différentes où vous avez mis une offre de service, ou le texte d’un client !
- Pour rendre l’archivage plus efficace, faites en même temps l’archivage des documents physiques et informatiques.
  - Conseil : Garder dans un autre lieu une deuxième sauvegarde de vos fichiers informatique au cas où un désastre vous empêcherait de vous servir de la première sauvegarde.
Vos courriels devraient être classés également de la même façon. Dans votre boîte de courriels entrants, créez des dossiers pour chaque client. Attention à la confidentialité en raccourcissant certains noms (avec les initiales par exemple).
- Afin d’archiver facilement les courriels que vous envoyez, vous pouvez vous envoyer une copie et classer ce courriel dans le dossier du client.

CHEMISES & DOSSIERS :

Définissez un code de couleurs pour vos chemises. Elles seront plus faciles à retrouver sur le bureau ou dans le porte-document. Par exemple, utilisez les dossiers clients en bleu, les dossiers du personnel en jaune, ou les dossiers d’administration en vert…
- Pour ne pas perdre de vue l’écriture, écrivez noir sur blanc. Si vous n’avez pas accès à des étiquettes par l’ordinateur, procurez-vous un bon crayon noir sur une étiquette blanche. Il est très illisible un crayon style bleu sur une chemise bleu.
- Vous n’êtes pas obligés d’avoir des chemises de format légal pour vos dossiers, elles peuvent facilement être de format lettre et vous pliez les quelques pages qui sont trop grandes. Ça facilite également l’archivage.

Être à l'ordre dans sa paperasse indique souvent une entreprise en santé. Il est primordial de prendre le temps de créer un système de classement et de s'y tenir. De la même façon il est très important de pouvoir se retrouver lorsqu'on cherche un document spécifique, même s'il a été archivé.

Bon classement!

Chantal Dalaire - WebChant
Tél. : 514 389-2992
www.webchant.com

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