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FRAIS D'ENTREPRISE - À QUOI AI-JE DROIT?

Par Jean Côté
Comptable et président de Comptabilité Jean Côté

Suite à la conférence donnée par M. Jean Côté (Comptabilité Jean Côté) à la section régionale de Laval le 12 février 2010, et à la demande des participants, voici un court résumé des dépenses admissibles aux fins de l'impôt sur le revenu.

FRAIS DE BUREAU A DOMICILE

1- Local de travail à la résidence

Pour pouvoir déduire un local de travail faisant partie de votre résidence, il doit :

1. constituer votre principal lieu d'affaires (90 %) ou
2. servir à rencontrer des clients de façon régulière et continue et servir exclusivement à gagner un revenu.

2- Dépenses admissibles

Toutes les dépenses relatives à la résidence sont alors admissibles, comme :

1. Loyer (si le logement est loué)
2. Électricité/chauffage
3. Entretien et réparations
4. Assurance maison
5. Taxes municipales et scolaires
6. Intérêts sur hypothèque (sauf employés à commission)
7. Interurbains d'affaires effectués sur le téléphone résidentiel

3- Calcul de la dépense

La portion des dépenses admissibles est calculée en fonction de la superficie occupée par le local de travail par rapport à la superficie totale de la résidence (pourcentage).

Notes complémentaires

• Les taxes de vente (intrants) peuvent être réclamées en proportion de l'utilisation du bureau.
• Il n'est pas conseillé de prendre de l'amortissement sur la bâtisse pour éviter l'impôt sur le gain en capital.
• Au Québec, les dépenses de bureau à domicile sont limitées à 50 % de la dépense, sauf pour les entreprises incorporées (inc.)

FRAIS DE REPRÉSENTATION

1- Dépenses admissibles

1. Les repas d'affaires (incluant les boissons, les taxes, frais de couvert et pourboires).
2. Dépenses de divertissement engagées en vue de produire du revenu (incluant les pièces de théâtre, concerts, activités sportives, croisières, loges, dépenses dans les boites de nuit).

2- Limite déductible

Le montant déductible des frais de représentation varient selon la situation. En règle générale, seulement 50 % des frais de représentation ou de divertissement sont déductibles et les dépenses sont limitées comme suit, en fonction du chiffre d'affaires :

• 2 % pour un revenu de 32 500 $ et moins;
• 650 $ pour un revenu entre 32 501$ et 52 000$;
• 1,25 % pour un revenu de 52 001$ et plus.

Toutefois :

1. Les frais de repas pris à plus de 40 km du lieu d'affaires, ne sont pas limités. À vous d'en faire la distinction dans votre tenue de livres.
2. Les repas facturés au client sont déductibles à 100 %.
3. Les repas compris dans les frais de congrès (max. 2 par an) sont limités à 50 $ par jour (donc déductible pour 25 $) s'ils ne sont pas ventilés sur la facture. Faites donc en sorte de demander que la facture soit ventilée (c.-à-d. que l'on indique la valeur réelle du coût du repas à l'intérieur du coût global du congrès).
4. Les frais de fêtes organisées pour les employés (Noël ou autres) sont déductibles à 100 % (limite de 6 fêtes par année).
5. Si vos dépenses de représentation dépassent le plafond indiqué au point 2, vous devrez rembourser les intrants réclamés (TVQ seulement) sur votre prochain rapport suivant la fin d'année financière.

Notes complémentaires

• Gardez vos reçus et assurez-vous qu'ils soient bien identifiés (décrits).

FRAIS DE DÉPLACEMENT

Les frais de déplacement sont soumis à des règles strictes et sont généralement l'endroit où les dépenses sont le plus contestées et où les erreurs et la négligence coûtent le plus cher.

1- Tenir un registre

Il est primordial de tenir un registre détaillé de vos déplacements sur lequel seront inscrits :

• La date du déplacement
• Le kilométrage parcouru
• La destination
• La raison ou le nom de la ou des personnes rencontrées

Vos déplacements peuvent être : pour rencontrer vos clients, vos prospects, aller à la banque, voir votre comptable, vos déjeuner d'affaires AEDQ, etc.

Je mets ci-dessous à votre disposition des exemples de fichiers Excel que vous pourrez utiliser pour compiler hebdomadairement vos déplacements. Vous devriez en produire 52 par année :

• Exemple de note de frais pour entrepreneurs inscrits aux fichiers TPS/TVQ
• Exemple de note de frais pour entrepreneurs NON inscrits aux fichiers TPS/TVQ

Vous pouvez également utiliser votre agenda. Tous ces documents doivent être conservés 6 ans de la date de l'avis de cotisation.

2- Détermination du déplacement parcouru

Prenez en note la lecture de l'odomètre de votre véhicule en début d'année (1er janvier) ainsi qu'en fin d'année (31 décembre) afin d'obtenir le kilométrage total parcouru. À l'aide de votre registre des déplacements, vous pourrez ainsi établir le pourcentage d'utilisation de votre véhicule à des fins d'affaires et ainsi déterminer les montants que vous pourrez déduire.

3- Dépenses admissibles

Toujours sujet à pouvoir fournir les pièces justificatives qui s'imposent, vous pouvez déduire les dépenses suivantes :

1. Essence
2. Assurance automobile
3. Permis de conduire
4. Droits d'immatriculation (plaque)
5. Entretien et réparations (incluant lave-glace, essuie-glaces, pneus, changements d'huile, mises-au-point, etc.)
6. Intérêts sur l'emprunt auto *
7. Amortissement de la valeur du véhicule *

* ou prix de la location automobile

Ces dépenses sont acceptées au prorata de l'utilisation annuelle du véhicule que vous aurez calculée à l'aide de vos compilations hebdomadaires.

Des limites quant à la valeur de l'automobile sont à considérer. Selon l'année de l'achat ou de la location (environ 39 838 $ avant taxes).

Les dépenses admissibles à 100 %, à condition de pouvoir produire les pièces justificatives qui s'y rapportent sont :

1. Les frais de stationnement
2. Les coûts d'accident automobile (si survenu lors d'un déplacement d'affaires)
3. Les coûts de lavage de la voiture

IMPORTANT : Les contraventions (vitesse, stationnement ou autres) ne sont plus déductibles d'impôt.

4- Réclamation des taxes (TPS/TVQ)

1. Les taxes peuvent être réclamées sur les dépenses taxées, au prorata de l'utilisation du véhicule.
2. Lors de l'achat d'un véhicule, un calcul basé sur l'amortissement et le taux de l'utilisation doit être utilisé pour réclamer les intrants.
3. Lorsque la méthode de paiement « au kilométrage » est utilisée, vous pouvez réclamer le montant des taxes incluses dans le calcul du coût. Exemple :
         100km x 0,52 $ = 52,00 $ / 1,12875 = dépense avant taxe 46,07 $
         46,07 $ x 5 % = TPS intrant
         48,37 $ x 7,5 % = TVP intrant
4. Vous avez 4 ans pour réclamer des intrants oubliés.

Notes complémentaires

• Les frais de déplacement ne peuvent pas être remboursés au kilométrage pour les travailleurs autonomes. Le prorata d'utilisation doit être utilisé.
• Pour les entrepreneurs incorporés qui sont employés de leur entreprise, ils peuvent utiliser l'une ou l'autre des méthodes au prorata d'utilisation ou de dédommagement au kilométrage. Les taux utilisés en 2009 sont de 0,52 $/km pour les premiers 5000 KM et de 0,46$/km pour le reste de l'année. Les taux demeurent les mêmes pour 2010.

Exemple :

MÉTHODE DE CALCUL SIMPLIFIÉ POUR
LA REMISE DES TAXES DE VENTE

Si vous êtes inscrit aux registres de la TPS et de la TVQ, il vous est possible (et souvent profitable) d'utiliser la méthode de calcul simplifiée pour la remise de vos taxes de vente.

Cette méthode de calcul rapide a été instaurée dans le but de :

• Simplifier le calcul et surtout la compilation des intrants (taxes payées sur les achats et dépenses d'opération)
• Diminuer les frais de tenue de livres

1- Fonctionnement de la méthode

Cette méthode qui consiste à cumuler le total des taxes perçues sur les ventes (TPS et TVQ), peut être utilisée pour tout entrepreneur dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 200 000 $.

Pour la première tranche de 30 000 $ de revenus, il s'agit de prendre le montant des ventes effectuées pour la période de remise, d'y ajouter la TPS de 5 % et de remettre 2,6 % de ce calcul. Pour la TVQ, on prend le montant des ventes effectuées pour la période de remise, auquel on a joute la TPS 5 %, la TVQ 7,5 %, et de remettre 4,3 % de ce calcul.

Pour un revenu supérieur à 30 000 $ le pourcentage de cette remise grimpe à 3,6 % pour la TPS et à 5,3 % pour la TVQ.

La différence non remise couvre les intrants et doit être incluse aux revenus en fin d'année.

2- Qui peut en bénéficier de cette méthode

Tous peuvent se prévaloir des avantages de cette méthode, SAUF les entreprises de :

• services juridiques
• services comptables
• services actuariels
• services de consultation financière et fiscale
• services de tenue de livres ou de préparation de déclarations de revenus.

À noter que les entreprises qui ont peu de dépenses (qui ne vendent que du temps) sont celles qui bénéficient généralement le plus de cette méthode de calcul.

Notes complémentaires

• Rappelez-vous que les intrants sur les immobilisations peuvent être demandés.
• Si vous optez pour cette méthode, vous êtes tenu de l'utiliser au moins un an.

Bonnes déductions!

Jean Côté, Comptable Agréable
Tél. : 514-905-5213
Site Web : www.jeancote.com

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