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FRAIS D'ENTREPRISE - QUOI AI-JE DROIT?

Par Jean Ct
Comptable et prsident de Comptabilit Jean Ct
(Mis jour au 2014-03-21)

Voici un court rsum des dpenses admissibles aux fins de l'impt sur le revenu.

FRAIS DE BUREAU A DOMICILE

1- Local de travail la rsidence

Pour pouvoir dduire un local de travail faisant partie de votre rsidence, il doit :

  1. constituer votre principal lieu d'affaires (90 %) ou
  2. servir rencontrer des clients de faon rgulire et continue et servir exclusivement gagner un revenu.

2-Dpenses admissibles

Toutes les dpenses relatives la rsidence sont alors admissibles, comme :

  1. Loyer (si le logement est lou)
  2. lectricit/chauffage
  3. Entretien et rparations
  4. Assurance maison
  5. Taxes municipales et scolaires
  6. Intrts sur hypothque (sauf employs commission)
  7. Interurbains d'affaires effectus sur le tlphone rsidentiel

3-Calcul de la dpense

La portion des dpenses admissibles est calcule en fonction de la superficie occupe par le local de travail par rapport la superficie totale de la rsidence (pourcentage).

Notes complmentaires

  • Les taxes de vente (intrants) peuvent tre rclames en proportion de l'utilisation du bureau.
  • Il n'est pas conseill de prendre de l'amortissement sur la btisse pour viter l'impt sur le gain en capital.
  • Au Qubec, les dpenses de bureau domicile sont limites 50 % de la dpense, sauf pour les entreprises incorpores (inc.)

FRAIS DE REPRSENTATION

1-Dpenses admissibles

  1. Les repas d'affaires (incluant les boissons, les taxes, frais de couvert et pourboires).
  2. Dpenses de divertissement engages en vue de produire du revenu (incluant les pices de thtre, concerts, activits sportives, croisires, loges, dpenses dans les boites de nuit).

2-Limite dductible

Le montant dductible des frais de reprsentation varient selon la situation. En rgle gnrale, seulement 50 % des frais de reprsentation ou de divertissement sont dductibles et les dpenses sont limites comme suit, en fonction du chiffre d'affaires :

  • 2 % pour un revenu de 32 500 $ et moins;
  • 650 $ pour un revenu entre 32 501$ et 52 000$;
  • 1,25 % pour un revenu de 52 001$ et plus.

Toutefois:

  1. Les frais de repas pris plus de 40 km du lieu d'affaires, ne sont pas limits. vous d'en faire la distinction dans votre tenue de livres.
  2. Les repas facturs au client sont dductibles 100 %.
  3. Les repas compris dans les frais de congrs (max. 2 par an) sont limits 50 $ par jour (donc dductible pour 25$) s'ils ne sont pas ventils sur la facture. Faites donc en sorte de demander que la facture soit ventile (c.--d. que l'on indique la valeur relle du cot du repas l'intrieur du cot global du congrs).
  4. Les frais de ftes organises pour les employs (Nol ou autres) sont dductibles 100 % (limite de 6 ftes par anne).
  5. Si vos dpenses de reprsentation dpassent le plafond indiqu au point 2, vous devrez rembourser les intrants rclams (TVQ seulement) sur votre prochain rapport suivant la fin d'anne financire.

Notes complmentaires

  • Gardez vos reus et assurez-vous qu'ils soient bien identifis (dcrits).

FRAIS DE DPLACEMENT

Les frais de dplacement sont soumis des rgles strictes et sont gnralement l'endroit o les dpenses sont le plus contestes et o les erreurs et la ngligence cotent le plus cher.

1- Tenir un registre

Il est primordial de tenir un registre dtaill de vos dplacements sur lequel seront inscrits :

  • La date du dplacement
  • Le kilomtrage parcouru
  • La destination
  • La raison ou le nom de la ou des personnes rencontres

Vos dplacements peuvent tre : pour rencontrer vos clients, vos prospects, aller la banque, voir votre comptable, vos djeuner d'affaires AEDQ, etc.

Je mets ci-dessous votre disposition des exemples de fichiers Excel que vous pourrez utiliser pour compiler hebdomadairement vos dplacements. Vous devriez en produire 52 par anne:

Vous pouvez galement utiliser votre agenda. Tous ces documents doivent tre conservs 6 ans de la date de l'avis de cotisation.

2- Dtermination du dplacement parcouru

Prenez en note la lecture de l'odomtre de votre vhicule en dbut d'anne (1er janvier) ainsi qu'en fin d'anne (31 dcembre) afin d'obtenir le kilomtrage total parcouru. l'aide de votre registre des dplacements, vous pourrez ainsi tablir le pourcentage d'utilisation de votre vhicule des fins d'affaires et ainsi dterminer les montants que vous pourrez dduire.

3- Dpenses admissibles

Toujours sujet pouvoir fournir les pices justificatives qui s'imposent, vous pouvez dduire les dpenses suivantes :

  1. Essence
  2. Assurance automobile
  3. Permis de conduire
  4. Droits d'immatriculation (plaque)
  5. Entretien et rparations (incluant lave-glace, essuie-glaces, pneus, changements d'huile, mises-au-point, etc.)
  6. Intrts sur l'emprunt auto *
  7. Amortissement de la valeur du vhicule *

* ou prix de la location automobile

Ces dpenses sont acceptes au prorata de l'utilisation annuelle du vhicule que vous aurez calcule l'aide de vos compilations hebdomadaires.

Des limites quant la valeur de l'automobile sont considrer. Selon l'anne de l'achat ou de la location (environ 39 838 $ avant taxes).

Les dpenses admissibles 100 %, condition de pouvoir produire les pices justificatives qui s'y rapportent sont :

  1. Les frais de stationnement
  2. Les cots d'accident automobile (si survenu lors d'un dplacement d'affaires)
  3. Les cots de lavage de la voiture

IMPORTANT : Les contraventions (vitesse, stationnement ou autres) ne sont plus dductibles d'impt.

4- Rclamation des taxes (TPS/TVQ)

  1. Les taxes peuvent tre rclames sur les dpenses taxes, au prorata de l'utilisation du vhicule.
  2. Lors de l'achat d'un vhicule, un calcul bas sur l'amortissement et le taux de l'utilisation doit tre utilis pour rclamer les intrants.
  3. Lorsque la mthode de paiement au kilomtrage est utilise, vous pouvez rclamer le montant des taxes incluses dans le calcul du cot. Exemple :
    100km x 0,54$ = 54,00$ / 1,14975 = dpense avant taxe 46,97$
    46,97$ x 5% = TPS intrant
    46,97$ x 9,975% = TVP intrant
  4. Vous avez 4 ans pour rclamer des intrants oublis.

Notes complmentaires

  • Les frais de dplacement ne peuvent pas tre rembourss au kilomtrage pour les travailleurs autonomes. Le prorata d'utilisation doit tre utilis.
  • Pour les entrepreneurs incorpors qui sont employs de leur entreprise, ils peuvent utiliser l'une ou l'autre des mthodes au prorata d'utilisation ou de ddommagement au kilomtrage. - Les taux utiliss en 2014 : 0,54 $/km pour les premiers 5000 km et 0,48 $/km pour le reste de lanne pour les employs. Mme taux pour 2014.

Exemple :

25 000 km 30 000 km
5 000 premiers km 2 700,00 $ 2 700,00 $
Excdent de 5 000 km : 9 600,00 $ 12 000,00 $
12 300,00$ 14 700,00$

MTHODE DE CALCUL SIMPLIFI POUR
LA REMISE DES TAXES DE VENTE

Si vous tes inscrit aux registres de la TPS et de la TVQ, il vous est possible (et souvent profitable) d'utiliser la mthode de calcul simplifie pour la remise de vos taxes de vente.

Cette mthode de calcul rapide a t instaure dans le but de :

  • Simplifier le calcul et surtout la compilation des intrants (taxes payes sur les achats et dpenses d'opration)
  • Diminuer les frais de tenue de livres

1- Fonctionnement de la mthode

Cette mthode qui consiste cumuler le total des taxes perues sur les ventes (TPS et TVQ), peut tre utilise pour tout entrepreneur dont le chiffre d'affaires annuel ne dpasse pas 200 000 $.

Pour la premire tranche de 30 000$ de revenus, il s'agit de prendre le montant des ventes effectues pour la priode de remise, d'y ajouter la TPS de 5% et de remettre 2,6 % de ce calcul. Pour la TVQ on prend les ventes effectues pour la priode de remise auxquelles on ajoute la TVQ 9.975% et la remise est de 5.6 %.

Pour un revenu suprieur 30 000 $ le pourcentage de cette remise grimpe 3,6 % pour la TPS et 6,6 % pour la TVQ.

La diffrence non remise couvre les intrants et doit tre incluse aux revenus en fin d'anne.

2- Qui peut en bnficier de cette mthode

Tous peuvent se prvaloir des avantages de cette mthode, SAUF les entreprises de :

  • services juridiques
  • services comptables
  • services actuariels
  • services de consultation financire et fiscale
  • services de tenue de livres ou de prparation de dclarations de revenus.

noter que les entreprises qui ont peu de dpenses (qui ne vendent que du temps) sont celles qui bnficient gnralement le plus de cette mthode de calcul.

Notes complmentaires

  • Rappelez-vous que les intrants sur les immobilisations peuvent tre demands.
  • Si vous optez pour cette mthode, vous tes tenu de l'utiliser au moins un an.

Bonnes dductions!

Jean Ct, Comptable Agrable
Tl. : 514-905-5213
Site Web : www.jeancote.com

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